INÍCIONOTÍCIAS
Guia com 5 dicas ...
Guia com 5 dicas práticas de organização do tem...

Guia com 5 dicas práticas de organização do tempo para transportadoras


Notícias : 18/07/2019

Blog 2   organiza%c3%a7%c3%a3o do tempo

A rotina de uma transportadora é muito acelerada e envolve diferentes atividades durante o dia. É necessário se preocupar com fatores externos - como os fornecedores, indicadores de produtividade e a gestão logística para conseguir cumprir os prazos com os clientes. Diante disso, é essencial ter uma organização do tempo para não se perder em meio às tarefas.

Para ajudá-lo a gerir melhor o tempo, nós preparamos esse guia com sugestões de ferramentas e práticas que podem ser adotadas no seu dia a dia. Que tal conferir?

 

A importância da organização do tempo na transportadora

Saber administrar as demandas do trabalho é primordial para conseguir realizar todas as tarefas diárias. Essa também é uma forma de perceber se você dá conta das atividades ou se já está na hora de delegar serviços a outros colaboradores.

A organização do tempo contribui para o cumprimento de metas e prazos, bem como para a sua satisfação pessoal. Afinal, quem não se sente melhor quando consegue render mais do que o esperado e entregar bons resultados?

Portanto, para obter produtividade é necessário lidar com o tempo. Isso envolve saber selecionar quais são as tarefas mais urgentes e quais podem entrar na lista de atividades para a semana. A seguir, sugerimos algumas medidas para você adotar no seu dia a dia a fim de gerenciar melhor o seu tempo. Vamos lá?

 

5 dicas para gerenciar melhor o tempo

O profissional que trabalha em uma transportadora precisa lidar com diferentes processos: manutenção da frota, planejamento de rotas, consolidação de cargas e acompanhamento de frete. São muitos números e pessoas para gerenciar e a falha em uma atividade pode gerar consequências para as demais, não é mesmo?

Para evitar problemas, é necessário ter organização do tempo e controlar quais são as atividades prioritárias. Veja as principais dicas para alcançar esse objetivo:

 

1. Planeje as atividades

Faça uma lista de todas as tarefas que precisa cumprir durante o dia. Comece pelas atividades prioritárias e depois siga para as que são menos urgentes conforme o prazo de entrega ou grau de importância.

 

Seja realista com a sua capacidade de cumprir com as tarefas. Como assim? É muito fácil você se iludir e listar 20 atividades para um dia. O problema é quando termina o expediente e você só terminou 10. Nesse momento cabe uma análise: será que você foi improdutivo ou listou mais do que poderia atender?

Então, fique atento para não exagerar na quantidade de demandas da sua lista. Você pode lançar atividades para o dia seguinte e aí se sobrar tempo, executá-las antes.

Como organizar essas tarefas? Há quem prefira agendas em papel ou planner semanal e mensal, mas também existem opções de ferramentas digitais como o Trello. Basta escolher aquela que se encaixa melhor no seu perfil e dar sequência ao seu planejamento.

 

2. Faça uma tarefa por vez

Muitas pessoas se deparam com diferentes atividades para fazer durante o dia. Aí começam uma, partem para outra e depois para a terceira, sem terminar uma. É preciso compreender que você é um ser humano com limitações e não conseguirá fazer duas coisas bem-feitas ao mesmo tempo.

 

Por isso, olhe para sua lista de atividades e escolha a mais urgente. Só siga para a segunda quando tiver concluído a primeira, e assim por diante. Caso contrário, você terminará o dia com muitas tarefas por fazer e com uma enorme frustração por não ter dado conta delas.

 

3. Delegue funções

Você é supervisor da equipe, mas ainda acumula muitas atividades? Está na hora de delegar tarefas para os subordinados. O líder precisa saber organizar o seu tempo e dar conta do seu trabalho, mas também repassar algumas funções para os demais funcionários.

Avalie quais são os colaboradores mais aptos para determinada atividade e oriente sobre como ela deve ser feita. Com isso, você poderá dedicar o seu tempo para supervisionar as tarefas, auxiliar as pessoas e gerir as demandas da transportadora.

 

4. Estabeleça metas e prazos

Defina as metas e os prazos para cumprir cada atividade inserida na sua lista. Estabeleça as datas possíveis de serem atendidas e evite deixar para executar as atividades no dia da entrega. Assim, você conseguirá atender todas as demandas em tempo hábil.

5. Evite distrações

A tecnologia pode ser uma excelente aliada na hora de organizar o tempo de suas atividades, mas também a grande vilã de sua rotina. Antes de abrir qualquer ferramenta ou página na internet faça a seguinte pergunta: “preciso disso para minha tarefa ou é apenas curiosidade ou hábito”?

Isso vai ajudá-lo a manter o foco nas atividades primordiais da empresa, evitando distrações com redes sociais ou sites de notícias. Também é necessário avaliar quanto tempo você perde com conversas paralelas dentro da companhia.

Os diálogos são essenciais para a realização das atividades ou apenas uma forma de manter uma interação com as pessoas? Ao se fazer esse questionamento, você poderá gerir melhor o tempo utilizado para o cumprimento das tarefas e aquele direcionado para conversas.

 

Reuniões

Outro fator a ser avaliado na sua rotina é a quantidade de reuniões realizadas. Você já teve a sensação de sair de um encontro sem ter resolvido, de fato, alguma questão importante?

Pois é, esse modelo de reunião precisa ser evitado. Muitas situações podem ser resolvidas com o envio de um e-mail ou mensagem no WhatsApp, por exemplo, permitindo que você dê sequência às tarefas do dia.

Portanto, procure deixar as reuniões apenas para os momentos necessários e estabeleça uma pauta de assuntos a serem discutidos no encontro. Essa é a melhor maneira de obter produtividade durante as reuniões e utilizar o tempo de forma útil.

 

Conclusão

Ações simples no dia a dia contribuem para a organização do tempo na transportadora e o ganho de produtividade. Ao compartilhar essas práticas com os demais colaboradores você consegue melhorar a rotina de todos, deixando os processos mais ágeis.

A boa gestão do tempo ainda confere uma sensação de realização pessoal para os envolvidos, uma vez que conseguem entregar tarefas e resultados dentro do prazo estabelecido.

Que tal colocar as dicas em prática e perceber as mudanças na sua empresa? Aproveite a visita ao nosso blog e entenda como as tecnologias facilitam o transporte frigorífico!

Peças
Blog
Iso 9001